PRESERVATION OF DIGITAL DOCUMENTS AS A NATIONAL STRATEGY TO ENSURE TRANSPARENCY AND MEMORY (Atena Editora)

Abstract

La cuarta revolución industrial nos ha alcanzado, trayendo consigo innovaciones, retos y hasta nuevos paradigmas; donde los avances tecnológicos desempeñan un papel preponderante, en cuanto al acceso a la información, acortar distancias y tiempos. Para ello, las organizaciones están apostando al uso de la tecnología y con ella, de los documentos electrónicos para maximizar su eficacia y al mismo tiempo ser más eficientes. En este panorama, lo inmaterial se está convirtiendo en la única evidencia de nuestro conocimiento y de nuestra huella como sociedad, lo que vuelve urgente la implementación de técnicas y métodos para asegurar la preservación de la memoria organizacional y colectiva, pero también para garantizar la evidencia de la legalidad y de la transparencia en la gestión de las organizaciones. La norma ISO 13008:2012 define preservación como: “Los procesos y operaciones realizados para garantizar la permanencia intelectual y técnica de los documentos auténticos a lo largo del tiempo” (pág. 8); por lo que, la preservación digital debe asegurar el acceso a la información digital a largo plazo, manteniendo el valor de sus propiedades significativas, en un ambiente en constante evolución; razón por la cual los desafíos deben considerar la obsolescencia tecnológica. Sumado a lo anterior, el conjunto de documentos en soporte digital crece en ausencia de regulaciones, dificultando la preservación de los documentos esenciales para la administración y la toma de decisiones, es impostergable contar con una estrategia nacional que permita garantizar la autenticidad, perdurabilidad y acceso a los documentos digitales; uno de los desafíos más apremiantes de la época. La preservación de la evidencia y la historia contenida en los documentos digitales fortalece la transparencia, la gestión administrativa en general, asegura a la ciudadanía gozar y mantener sus derechos. Desarrollar una política nacional y estrategias de preservación digital que aseguren el acceso a los documentos, garantizando a la vez su autenticidad e integridad a lo largo del tiempo, es un deber para con la patria, la ciudadanía y las nuevas generaciones.