Como escrever melhor um manual da qualidade ou um POP

Abstract

Quando foi trabalhar na Qualidade, talvez nem imaginava que fosse precisar escrever? E bastante. E muitas das vezes, até revisar a escrita de outros profissionais. Porque na Qualidade, na Gestão de Qualidade, nós recebemos material ou compartilhamos materiais com diversos setores na empresa.

Os profissionais de Qualidades são os profissionais mais cosmopolitas da indústria. Você precisa se comunicar bem e com todo mundo na empresa. Não é verdade? Então, como melhorar a escrita? Como escrever melhor um Manual da Qualidade, um AMP, ou um simples procedimento operacional padrão, ou uma instrução de uso?

Primeiro: ler muito sobre o tema. Ler artigos sobre qualidade, ler as legislações, as principais legislações da Anvisa e de outras agências internacionais sobre o tema. Isso vai ajudar você a ganhar vocabulário para escrever os procedimentos.

E é muito importante também que a gente leve em consideração que escrever procedimentos precisa ser em uma linguagem simples, direta e didática. Você vai estar falando com diversos profissionais na empresa, de níveis de educação e instrução distintos. Lógico, você vai ter o dia, a equipe de Qualidade, e a equipe da própria área, vai ter o dia de realizar treinamento com esses profissionais. E aí tudo o que está escrito ali vai ser esclarecido de forma numa aula, em um bate-papo. Mas, escrever com clareza e, o que é mais importante, entendendo que você não dê informações confusas nos procedimentos, é uma arte. E é uma arte que o profissional de garantia de Qualidade precisa desenvolver dia a dia no exercício da profissão.

Então, eu recomendo leituras da legislação, leituras de temas na área e, escrever a gente aprende escrevendo, lendo, pedindo para outras pessoas avaliarem o que nós escrevemos. Por isso, que os procedimentos têm lá ‘escrito, elaborado por alguém’ e ‘aprovado por outra pessoa’, porque é muito importante que uma outra pessoa leia o que nós estamos escrevendo para a gente entender se nós fomos claros o suficiente. E lógico, se o procedimento que você escreveu não ficou tão bom assim, você pode revisá-lo e reescreve-lo no futuro, quando você verificar que em um treinamento ele não foi tão claro assim para o seu time.